標竿學習-活動過程紀錄

前言

為提昇本院檔案管理效能，108年2月15日上午10時由總務室文書組組長偕同檔案管理人員前往參觀國立成功大學進行檔案管理業務標竿學習。

檔案庫房參觀

檔案庫房

檔案庫房採實名制嚴格管控人員進出，進入檔案庫房參觀必須脫鞋進入，以保持清潔。庫房內櫃架標示清楚，永久檔案與定期檔案區域以顏色劃分，為免年代久遠之公文附件損害，以無酸紙舖墊平放並存放於無酸紙盒中。

機密文件處理

機密文件

機密文件統一管理，保存以分存單存放於檔案案卷內，依年度造冊置於無酸紙盒中並全數存放在上鎖之金屬櫃中。

參訪心得

記錄與討論

感謝成功大學給予此次參訪的機會，透過此次標竿學習了解到本院文書檔案管理尚有許多不足之處，也讓未來努力方向更加具體明確。從庫房管理、各類檔案入庫到檔案應用等，完成各項業務的過程與結果均詳實紀錄，不僅能夠讓機關逐漸了解文書組業務內容，更是本組的自我實現。